1. Kapsam ve veri işleme rolleri
Yasha Systems LLC (“Yasha”, “biz”), internet sitemizdeki iletişim talepleri, kendi iş ilişkilerimiz, kullanıcı hesapları, güvenlik ve Yasha tarafından yönetilen operasyonel bildirimler bakımından işleme amaç ve yöntemlerini belirlediği ölçüde veri sorumlusudur. Bize [email protected] adresinden ulaşabilirsiniz.
Yasha'nın sesli asistanı bir emlak ofisi veya başka bir kurumsal müşteri adına aramaları karşıladığında, arayan ve müşteri adayı verileri bakımından veri sorumlusu çoğunlukla hizmeti kullanan işletmedir; Yasha bu verileri işletmenin talimatlarıyla veri işleyen olarak işler. Bu durumda aramanın başındaki bildirim ve ilgili işletmenin aydınlatma metni de geçerlidir. İşletme, hangi bilgilerin toplanacağına, görüşme amacına ve takip sürecine karar verir.
Bu metin bir açık rıza beyanı değildir. Aydınlatma ile açık rıza ayrı süreçlerdir; açık rıza yalnızca ilgili işlem için gerekli olduğu durumlarda ayrıca istenir.
2. Hangi verileri işleyebiliriz?
- Kimlik ve iletişim: ad, soyad, telefon numarası, e-posta adresi, şirket ve kullanıcı hesabı bilgileri.
- Arama ve müşteri adayı: arama zamanı ve süresi, arayanın talebi, emlak tercihi, bölge, bütçe, zamanlama, randevu veya geri arama talebi ve görüşme özeti.
- Ses ve metin: ilgili kurulumda etkinleştirilmiş ve hukuken izin verilmişse görüşme kaydı, konuşma dökümü ve yapay zekâ tarafından oluşturulan özet.
- CRM ve kullanım: müşteri adayı durumu, atanan danışman, notlar, takip adımları, kullanıcı rolü ve işlem geçmişi.
- WhatsApp: bildirim numarası, operasyonel mesaj katılım kaydı ve kaynağı, vazgeçme kaydı, gösterilen metnin sürümü, mesaj teslim/okunma/hata bilgileri ve danışmanın durum yanıtları.
- Teknik ve güvenlik: IP adresi, tarih-saat, istek ve hata kayıtları, tarayıcı/cihaz bilgisi, oturum ve güvenlik olayları.
- İletişim talepleri: bize gönderdiğiniz mesaj ve talebinize yanıt vermek için sağladığınız bilgiler.
Hizmet, özel nitelikli kişisel veri istemek üzere tasarlanmamıştır. Görüşmede gerekli olmayan sağlık, biyometrik, siyasi görüş veya benzeri hassas bilgileri paylaşmamanızı öneririz. Böyle bir bilgi kendiliğinden paylaşılırsa, ilgili veri sorumlusu bunu yürürlükteki kurallara göre sınırlandırmalı veya silmelidir.
Veriler sizden, Yasha'nın kurumsal müşterisinden, görüşme, WhatsApp yazışması veya panel kullanımı sırasında otomatik olarak ve iletişim/altyapı hizmetlerinden elde edilebilir.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Verileri; aramaları yanıtlamak ve yönlendirmek, talepleri nitelendirmek, CRM kaydı ve görüşme özeti oluşturmak, doğru ekip üyesine bildirim göndermek, kullanıcı erişimini doğrulamak, destek sağlamak, hizmeti işletmek ve güvenliğini korumak, hata gidermek, kötüye kullanımı önlemek, yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve hakları tesis etmek veya savunmak için işleriz.
Uygulanacak hukuki sebep, ilgili ilişkiye ve işleme faaliyetine göre değişir. KVKK'nın 5 ve gerektiğinde 6. maddelerindeki şartlar çerçevesinde sözleşmenin kurulması veya ifası için gereklilik, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, temel haklara zarar vermeyen meşru menfaat veya ilgili kişinin belirli amaçla alenileştirdiği veriler söz konusu olabilir. Bu şartlardan hiçbiri yoksa ve kanun gerektiriyorsa açık rıza ayrıca alınır.
Yasha'nın müşteri adına veri işleyen olduğu kurulumlarda, işleme amacı ve hukuki sebebi müşterimiz olan veri sorumlusu belirler.
4. Veriler kimlerle paylaşılabilir?
İşlev için gerekli olan en az veri, rol ve yetki sınırları içinde şu alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:
- hizmeti kullanan emlak ofisi/kurumsal müşteri ile onun yetkili çalışan ve danışmanları;
- telefon ve mesajlaşma sağlayıcıları (kuruluma göre NetGSM, Twilio ve Meta/WhatsApp gibi);
- ses, yapay zekâ ve gerçek zamanlı iletişim altyapısı sağlayıcıları (kuruluma göre LiveKit, Google/Gemini ve ElevenLabs gibi);
- barındırma, veritabanı, kimlik doğrulama, e-posta, izleme ve güvenlik sağlayıcıları (kuruluma göre Hetzner, Supabase/Postgres ve Google Workspace gibi);
- kanunen talep edildiğinde yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve profesyonel danışmanlar.
Kullanılan sağlayıcılar müşteri kurulumuna, ülkeye ve etkinleştirilen özelliklere göre değişebilir. Sağlayıcılara hizmeti sunmak için gerekli olandan fazla veri aktarmamayı ve erişimi sözleşmesel, organizasyonel ve teknik kontrollerle sınırlandırmayı amaçlarız.
5. Yurt dışına veri aktarımı
Bazı iletişim, yapay zekâ, barındırma veya destek sağlayıcıları Türkiye dışında bulunabilir ya da verileri farklı ülkelerde işleyebilir. Bu nedenle, etkin hizmet ve kuruluma bağlı olarak kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir.
Yurt dışı aktarımında, ilgili veri sorumlusu KVKK'nın 9. maddesi uyarınca aktarım şartlarını ve uygun mekanizmayı değerlendirmelidir. Aktarımın niteliğine göre bu mekanizma bir yeterlilik kararı, standart sözleşme gibi uygun güvence, Kurul izni veya kanunda izin verilen arızi aktarım hâllerinden biri olabilir. Yasha, kendi sorumluluğundaki aktarımlarda uygulanabilir mekanizmayı ve gerekli teknik/organizasyonel önlemleri kullanır; veri işleyen olduğu durumda müşterisine rolü ölçüsünde bilgi ve destek sağlar.
Güncel çerçeve için Kişisel Verileri Koruma Kurumunun yurt dışına aktarım sayfasına bakabilirsiniz.
6. Saklama ve güvenlik
Verileri ilgili hizmeti sunmak, sözleşme ve müşteri talimatlarını uygulamak, güvenlik kayıtlarını korumak, yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve olası uyuşmazlıkları yönetmek için gerekli olduğu sürece saklarız. Süre; veri türüne, müşterinin yapılandırmasına, ilişkinin devamına ve uygulanabilir mevzuata göre değişir. İşleme şartları sona erdiğinde veriler, uygulanabilir kurallara göre silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Erişim kontrolü, yetki ayrımı, şifreleme imkânları, kayıt tutma, yedekleme ve hizmet sağlayıcı kontrolleri gibi riske uygun önlemler kullanırız. Hiçbir internet veya depolama sistemi mutlak güvenlik garantisi veremez.
7. WhatsApp danışman bildirimleri
WhatsApp akışı, yalnızca emlak ofisinin ilgili müşteri fırsatına atadığı ve eşleştirilmiş WhatsApp numarasından bu operasyonel bildirimleri istediğini doğrulayan yetkili danışmana müşteri bilgisi göndermek için tasarlanmıştır. Danışman müşteri bilgisi içermeyen tek bir etkinleştirme daveti almayı kabul ettikten sonra ofis yöneticisi bu sınırlı izni, zamanını ve gösterilen beyan sürümünü Ekip paneline kaydeder. Bir numarayı yalnızca içe aktarmak veya listeye eklemek etkinleştirme sayılmaz. Bu akışı reklam veya promosyon pazarlaması için kullanmayız.
Atanmış danışmana, müşteriyi geri arayabilmesi için gerekli bilgiler — kural olarak müşterinin ilk adı ve soyad baş harfi, telefon numarası ve kısa talep özeti — WhatsApp mesajında gösterilir. Görüşme dökümü, kayıt bağlantısı ve gereksiz özel notlar bu bildirime eklenmez. Danışman müşteriyi kendi GSM hattından arar; bu ilk sürüm danışman ile müşteriyi Twilio üzerinden bağlamaz ve danışman görüşmesini Yasha üzerinden kaydetmez.
Danışman Aldım, Ulaşamadım veya Kapatıldı seçenekleriyle takip durumunu bildirebilir. Bunlar danışmanın kendi beyanıdır; telefon görüşmesinin gerçekleştiğini bağımsız olarak kanıtladığımız anlamına gelmez.
Yöneticinin kaydı yalnızca müşteri bilgisi içermeyen etkinleştirme davetine izin verir. Müşteri fırsatı bildirimi, yalnızca eşleştirilmiş numara BAŞLAT düğmesine dokunduktan veya BAŞLAT yazdıktan sonra başlar; bu yanıt gösterilen metnin sürümü, zamanı, numarası ve kaynağıyla kaydedilir. Danışmanın BAŞLAT işlemini her gün tekrarlaması gerekmez. Bildirimler WhatsApp'ta DUR veya STOP yazılarak her zaman sonlandırılabilir. Vazgeçme kaydını, talebe uymak ve yeniden istenmeyen bildirim göndermemek için gerekli olduğu sürece tutabiliriz. Danışmanın bu akış için panele giriş yapması gerekmez.
Bu kullanımda müşteri iletişim bilgileri atanan danışmanın WhatsApp geçmişinde kalabilir. İlgili emlak ofisi, yetkili danışman listesini ve cihaz/hesap erişimini yönetmelidir. WhatsApp kullanımı ayrıca Twilio, Meta/WhatsApp ve ilgili iletişim sağlayıcılarının kendi gizlilik koşullarına tabidir ve 5. bölümde açıklanan yurt dışı aktarım değerlendirmelerini gerektirebilir.
8. Haklarınız ve başvuru
KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki şartlara göre kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; bilgi ve düzeltme isteme; işleme amacını ve uygun kullanımı öğrenme; yurt içi/yurt dışı alıcıları bilme; silme veya yok etme ve bunun alıcılara bildirilmesini isteme; yalnızca otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahip olabilirsiniz.
Yasha'nın veri sorumlusu olduğu işlemler için, talebinizi ve hangi veri/işlemle ilgili olduğunu belirterek [email protected] adresine “KVKK Başvurusu” konusuyla yazabilirsiniz. Güvenliği korumak için kimliğinizi ve talep yetkinizi doğrulamamız gerekebilir.
Bir emlak ofisini aramanızla ilgili talepte, veri sorumlusu olan ilgili işletmeye başvurmanız en hızlı yoldur. Talep Yasha'ya ulaşırsa, rolümüz ve yasal sınırlar çerçevesinde ilgili müşteriye iletir veya destek oluruz.
Hakların resmi metni için Kişisel Verileri Koruma Kurumunun 6698 sayılı Kanun sayfasına bakabilirsiniz.
9. Çerezler, dış kaynaklar ve değişiklikler
Bu kurumsal site şu anda reklam veya davranışsal analiz çerezi yerleştirmez. Site sunucusu güvenlik ve işletim için temel istek kayıtları tutabilir. Yazı tipleri Google Fonts üzerinden yüklendiğinde tarayıcınız Google'a IP adresi ve istek bilgisi iletebilir. Zorunlu olmayan çerez veya analiz aracı eklersek bu metni ve gerektiğinde tercih mekanizmasını güncelleriz.
Hizmetler veya mevzuat değiştiğinde bu metni güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri bu sayfada yeni tarihle yayımlarız. Gizlilik soruları için [email protected] adresine yazabilirsiniz.